【インボイス制度の準備】取引先の名寄せ・法人番号の付与・データクレンジングはお済ですか？

まずインボイスとは「適格請求書」のことで、正確な税率や消費税額を伝えるものです。買い手側が仕入税額控除の適用を受けるために、この適格請求書が必要となります。そのため、買い手側から求められた場合に、売り手側は適格請求書を発行しなければなりません。また買い手側は、交付を受けたインボイスを保存する必要があります。

適格請求書（インボイス）を発行するためには、適格請求書発行事業者として登録を受ける必要があり、登録事業者には登録番号が通知されます。

簡易課税制度を適用する場合は、インボイスの保存は不要です。ただBtoB事業の企業は、ほとんどが必要になるのではないでしょうか。

1. ① インボイスが必要な取引の洗い出し

   自社の取引のうち、仕入れ・経費に関するものが、それぞれインボイスが必要な取引か検討します。

   仕入税額控除を受けるためには、継続的な取引に限らず、単発の取引や少額の取引もインボイスの保存が必要です。ただし、インボイスの交付が困難な一部の場合は、不要となります。

   インボイスの保存が不要な場合（一例）

   • 3万円未満の公共交通機関よる旅客の運送
   • 3万円未満の自動販売機による販売
   • 郵便ポストに差し出す、郵便切手を対価とする郵便サービス

2. ② 取引先がインボイス発行事業者かどうか確認

   インボイスが必要と判断した取引の売り手が、それぞれインボイス発行事業者かどうか確認します。

   インボイス発行事業者であれば、交付されたインボイスを保存し、仕入税額控除を受けられます。インボイス登録番号を把握し、準備を進めます。何がインボイスとなるか、様式や受領方法等の認識を取引先と統一しておきましょう。インボイスへの記載が必要な項目は下記の通りです。

   • インボイス（適格請求書）発行事業者の氏名または名称および、インボイス登録番号
   • 取引年月日
   • 取引内容（軽減税率の対象品目である旨も記載する）
   • 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜 または 税込）および適用税率
   • 税率ごとに区分した消費税額等
   • 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

   反対に、取引先がインボイスを発行しない免税事業者の場合は、仕入税額控除を受けることできないため、消費税相当額を買い手が負担することとなります。取引方針の検討が必要な場合もあるでしょう。

3. ③ システムの見直し・インボイスの保存方法を確認

   制度に対応するため、必要に応じて購買管理や会計のシステムを改修します。

   また、受け取った請求書等をどのように管理・保管するのか、電子保存も含めて検討しましょう。

   インボイス発行事業者、免税事業者のどちらの取引もある場合、登録番号の有無で分けて保存することが重要です。

まずは取引先データの見直しを！こんな状態じゃないですか？

インボイス制度の準備に取り掛かる前に、取引先データの状態を確認しましょう。取引先の管理はどのように行っていますか？重複も表記ゆれもない綺麗な状態でしょうか？

しっかりした管理や定期的なメンテナンスができていないことで、例えば下記のような状態になっていないでしょうか？

• データが膨大すぎる

  例えばPC販売、オフィス機器販売企業などでは、300万件以上のデータを持っている場合もあります。

• 古い企業情報（会社名や住所等）が混じっている

  弊社調べによると、会社名などの企業情報は、1年で約20万社が何かしらの変更をしています。

  （参考記事：名寄せ、していますか？会社名での名寄せ、法人営業では必須です！）

• 表記方法が統一されていない

  例えば社名を「株式会社」とするか「（株）」とするか、住所は「1丁目2番地」とするか「1-2」とするか等、登録のルールは確立されていますか？

• 1つの取引先が複数データ登録されている

  表記ゆれや誤表記、社内の各部門で管理している、拠点名・部署名も入っている等の状態で、取引先データベース内で1つの企業が重複していませんか？

取引先データ次第で、トラブルや無駄な工数が発生します

取引先データが先に挙げたような状態の場合、例えば下記のようなトラブルや、無駄な手間がかかる可能性があります。

取引先一覧に、一つの取引先が重複して登録されている

同じ取引先に何度も登録状況を確認してしまう

同じ取引先を社内の複数部署でそれぞれ管理している

インボイスの発行や保存についての認識や方法が、担当者ごとに異なってしまう

正式な社名で登録されていない取引先がある

インボイス発行事業者かどうか、登録番号の確認に手間がかかる

このままでは、無駄な工数が発生したり、行き違いでミス起きたり、帳簿の記載や税額の計算に不備があったりといったトラブルにもなりかねません。取引先が多いほど、こういった事は起きやすいことでしょう。

仕入額控除は、自社の利益にも直結します。会社にとって大事なお金、社内外の信用にも関わることですから、不要なミスやトラブルは避けたいところです。

取引先の名寄せ・データクレンジングで、今後が変わります！

こんな事態を回避するため、インボイス制度の準備に本格的に取り掛かる前に、取引先データの整備（データクレンジング・名寄せ・法人番号の付与）をお勧めします。ミスやトラブル、後戻り作業や無駄な工数を発生させずに、スムーズにインボイス制度の準備を進めるためにも、是非取り組んでみてください。

取引先データが綺麗になることは、インボイス制度の準備以外にもメリットがあります。取引先データが関わる業務の精度が上がり、効率的な作業が可能になります。アップセル・クロスセルをしたい営業のリードデータとの連携が可能になるため、正確な顧客分析や効果的な営業活動にもつながります。今後RPAやAI等を活用する際にも、非常にスムーズに進められるでしょう。

ここから具体的な手順についてご紹介します。

データクレンジング・名寄せサービスも活用しましょう

手順をご説明しましたが、実際にクレンジングや名寄せといったデータの整備や、インボイスの登録番号の確認を手動で行うには、多くの時間と工数が必要です。データを１件1件目視で確認したり、手作業で直したり、1社ずつ電話やメールで確認したり、サイトで調べたりしていては、膨大な手間になることは想像ができますね。手作業による法人番号の登録では、ミスが起きる可能性も高いでしょう。

素早く正確に取引先データを整備するために、データクレンジングや名寄せのサービスも検討してはいかがでしょうか。

弊社の「Beegleデータ」は、国内60万社の公式サイトから収集した企業データを収録したデータベースで、2ヵ月に1度の頻度で更新し、最新の状態を保っています。インボイス登録の有無も、国税庁のサイトから日々更新。1社ずつ何度も公表サイトで確認しなくても、自動で最新の状態が反映されます。

Beegleデータを利用した「Beegleデータ名寄せサービス」は、データの精度・信頼性、マッチング率の高い名寄せサービスです。もちろんインボイス登録の有無や登録番号の付与も可能。データが古い、データ形式がバラバラといった扱いにくいデータでも大丈夫です。インボイス制度の対応に携わる方は、是非一度ご検討ください。

また取引先データの整備された状態を簡単に保つためのサービスもご用意しております。

「B-Plus（ビープラス）」は、自分のパソコンで簡単にデータを綺麗にできます。価格も1か月1万円～と比較的お手頃です。API連携で自動的にデータを整えられる「Biz-Gate」もございますので、ご興味のある方はお気軽にお問い合わせください。